Reglamento de archivo I.U. CESMAG

ARCHIVO:             

Se adoptan las definiciones de la Ley 594 de 2000 - ARCHIVO: Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o Institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de la historia.

MISIÓN:

• La misión del Archivo Central; es estar encaminado al cumplimiento de los siguientes aspectos:
•ECONÓMICO: Debe servir a las necesidades de la institución; economizando costos y espacio. ¿Cómo?
Con la organización de los documentos teniendo en cuenta el Principio de Procedencia y el Principio de Orden Original.
•SIMPLE: La identificación del contenido debe ser lo más sencilla posible. ¿Cómo?
La organización de los documentos según las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, además de su organización de forma y fondo de la unidad de conservación, forma alfabética según TRD y fondo cronológico.
•FUNCIONAL: Permite efectuar con rapidez las operaciones de archivar y consultar, al igual de ser un archivo de fácil manejo.
•EXACTO: Reduce al máximo la posibilidad de archivar documentos equivocadamente.
•TÉCNICO:Debe dejar el menor numero de casos dudosos a decisión del encargado, por lo mismo no debe depender de la memoria de quien archive. "Las Instituciones pueden perdurar en el tiempo, pero los trabajadores son pasajeros de la gestión".

VISIÓN:

El Archivo Central de la Institución Universitaria CESMAG se proyecta a ser un Archivo Modelo para otras instituciones, dinámico y eficiente; ejemplo en la reconstrucción de la memoria institucional; cuya crónica este cimentada en documentos históricos y registros fotográficos fidedignos, con afluencia de usuarios internos y externos intersados en la labor archivistica.